Zarządzanie procesem zmian – podstawowa kompetencja menedżerska

Wiele napisano o znaczeniu zarządzania procesem zmian w organizacjach, powstało mnóstwo studiów przypadków, jakich błędów unikać. Wydaje się jednak, że nie wyciągamy wniosków i popełniamy wciąż  te same błędy. Aby uniknąć podobnych sytuacji, warto zarządzanie procesem zmian uczynić podstawową kompetencją menedżerską i nauczyć korzystania, przynajmniej z jednego modelu. Model autorstwa Johna Kottera wskazuje na konkretne działania, które powinien zrealizować każdy menedżer, aby wdrożyć zmianę.

Etapy procesu zmian

1. Uświadomienie pilności wprowadzenia zmian, czyli przekazanie pracownikom informacji, dlaczego zmiana jest potrzebna, wskazanie na konkretne przyczyny oraz precyzyjne zakomunikowanie celu zmian.

2. Powołanie zespołu kierującego zmianami – trudno wdrożyć sensowne zmiany w pojedynkę. Zdecydowanie lepiej, jeśli w zespole znajdą się osoby cieszące się autorytetem, eksperci oraz osoby decyzyjne. I wszyscy powinni lubić grę zespołową.

3. Opracowanie odpowiedniej wizji i strategii – jest bardzo ważne, aby zaangażować zespół. Równie istotne jest dobre zaplanowanie działań. I nie chodzi tylko o kolejne kroki. Etap planowania oznacza postawienie sobie pytania, czy mój zespół ma wiedzę, umiejętności, narzędzia, aby poradzić sobie z tą zmianą. Bardzo ważne, aby przełożony rozumiał, jaki cel przyświeca kolejnej zmianie.

4. Rzetelna komunikacja – z naciskiem na słowo „rzetelna” – ważne jest, aby pokazywać pracownikom korzyści. Jeśli jednak wiemy, że zmiana łączy się z wyrzeczeniami, to należy także o tym poinformować.

5. Pokonywanie barier i przeszkód – ten etap łączy się z przewidywaniem barier, obserwowaniem, który pracownik ma trudności i reagowaniem na bieżąco.

6. Niewielki, ale szybki sukces – krótkookresowe cele – w wielu sytuacjach zmiana trwa bardzo długo, warto więc zaplanować kamienie milowe i, co ważniejsze, informować pracowników na bieżąco, co się dzieje z procesem zmian. Jeśli wdrażanie zmian idzie zgodnie z planem, jest okazja, aby docenić wysiłek zespołu.

7.  Niepoddawanie się – warto założyć, że niektórzy będą wątpić, będą chcieli zrezygnować albo będą tak zmęczeni, że strategia wycofania się ze zmiany będzie się im wydawać najlepsza. Ważne, aby bacznie obserwować takie sytuacje i udzielić wsparcia.

8. Utrwalanie zmian – czasami mamy poczucie, że zmiana już została wdrożona, zapominając, jak łatwo wrócić do starych nawyków, dlatego na etapie planowania warto pomyśleć o metodach utrwalania zmiany.

Myślę, że ten model jest bardzo uniwersalny i może dotyczyć nie tylko zmiany w organizacji, ale również we własnym życiu.

Skuteczny lider – wejście w rolę menedżera