Każdy kto prowadził rozmowy roczne zgodzi się z opinią, że jest to inwestycja czasu kadry menedżerskiej i pracowników. Warto zadbać o to, aby był to dobrze wykorzystany czas. Przełożony/a powinien/a potraktować to spotkanie jako szansę na wartościowe spotkanie, a nie obowiązek narzucony przez organizację.

Co zatem warto zrobić, aby to spotkanie było czymś wyjątkowym?

Rozmowa roczna – przygotowanie 

 Oczywiście kluczem do rozmowy jest przygotowanie menedżera i pracownika, o czym pisałam w innym artykule. Warto pamiętać, że do rozmowy rocznej menedżer/ka przygotowuje się przez cały rok (czyli gromadzi fakty i zdarzenia, a nie polega tylko na swojej pamięci). Rozmowa roczna nie powinna koncentrować się na omawianiu codziennych spraw i problemów, a raczej powinna być podsumowaniem kluczowych działań i zaplanowaniem celów na kolejny rok.

Przebieg rozmowy rocznej

Początek spotkania

1. Na początku rozmowy rocznej przypomnij cel spotkania, np.

Celem naszego spotkania jest podsumowanie tego roku i zaplanowanie celów na kolejny (oczywiście zgodnie z zasadami zawartymi w regulaminie procesu zarządzania wynikami w danej organizacji).

2. Podziękuj za rok wspólnej pracy, zwróć uwagę na szczególnie ważne sytuacje czy wydarzenia w pracy zespołu, w którym pracownik miał swój udział.
3. Zachęć pracownika do aktywnego udziału w rozmowie, wtedy będzie to partnerska rozmowa, a nie monolog szefa.

Część zasadnicza rozmowy

O ile początek rozmowy rocznej może być uniwersalny, o tyle część zasadnicza będzie w dużej mierze zależała od rodzaju systemu zarządzania wynikami, który funkcjonuje w naszej organizacji. To znaczy, jeśli mamy do czynienia z typowym zarządzaniem przez cele, wówczas rozmowa będzie podsumowaniem realizacji celów. W wielu organizacjach, oprócz zarzadzania celami, funkcjonuje także ocen zachowań czy kompetencji. W takiej sytuacji, podsumowujemy cele i zachowania.

1. Zacznij tę cześć rozmowy od celu, który zrealizował pracownik, pogratuluj osiągnięcia, zapytaj, np. jakie umiejętności pomogły mu/jej w realizacji celu? Na koniec tego wątku przedstaw ocenę. Jako kolejny omów cel, którego nie udało się zrealizować, zapytaj o Przedstaw swoją ocenę. Możesz od razu zapytać, co w przyszłości pracownik zamierza zrobić inaczej lub zakomunikować, że o celach porozmawiacie na zakończenie rozmowy.
2. Następnie przejdź do omawiania zachowań czy kryteriów i również możesz zacząć od tego, w którym wysoko oceniłeś/as pracownika. Zapytaj o samoocenę (jeśli wcześniej nie masz takiej informacji). Zapytaj pracownika o przykłady, które będę dowodem na potwierdzenie oceny. Dodaj swoje przykłady sytuacji i przedstaw ocenę pracownikowi. Później omawiaj kolejne kryteria.
3. Po omówieniu celów i kryteriów czas na ustalenie celów rozwojowych. Cele powinny nawiązywać do omawianych wcześniej kwestii, aspiracji pracownika oraz możliwości organizacji.

     Zakończenie spotkania

Na zakończenie spotkania warto podsumować kluczowe informacje i podziękować za rozmowę.

Podsumowując, rozmowa roczna powinna by traktowana przez menedżerów jak wyjątkowe spotkanie,  a nie przykry obowiązek, który w opinii menedżerów, narzucany jest przez zespołu HR.