Onboarding – na co warto zwrócić uwagę? 

William J. Rothwell, Ph.D., SPHR, Honorowy Członek CPLP

Onboarding można określić jako proces, dzięki któremu, pracownicy poznają swój zakres obowiązków, kulturę organizacyjną i wszystkim zależy, żeby czuli się „mile widziani” w zespole. Co powinno być zawarte w procesie wprowadzenia do organizacji? Dlaczego jest to tak ważne właśnie dzisiaj? Jak powinny być podzielone zadania w tym procesie? Niniejszy artykuł odpowiada na te pytania.

Onboarding – socjalizacja i personalizacja jednocześnie

Wprowadzenia do firmy stanowi doskonałą okazję do ułatwienia socjalizacji pracownika w kulturze organizacyjnej. Nowi pracownicy są socjalizowani zarówno w sposób formalny, jak i nieformalny. Metody formalne mogą obejmować prezentacje działu HR, menedżerów, trenerów w ramach szkoleń onboardingowych. Metody nieformalne mogą obejmować luźne rozmowy z kolegami z pracy, anegdoty opowiadane przez współpracowników na temat organizacji, menedżerów i innych pracowników. To właśnie poprzez połączenie tych metod – zarówno formalnych, jak i nieformalnych – pracownik jest socjalizowany w kulturę organizacyjną.

Program onboardingowy najczęściej obejmuje:

✅ Misję i cele organizacji

✅ Strukturę organizacyjną

✅ Polityki, procesy i zasady pracy

✅ Kwestie związane z wynagrodzeniem i benefitami

✅ Opis stanowiska i indywidualne cele efektywnościowe

✅ Harmonogram szkoleń

✅ Fizyczne lub wirtualne zwiedzanie miejsca pracy, zakładów

✅ Przedstawienie kluczowych osób i współpracowników

✅ Poznanie przestrzeni pracy danej osoby

✅ Ważne informacje, gdzie je można znaleźć

✅ Przepisy dotyczące bezpieczeństwa

✅ Kwestie zdrowotne

Oczywiście, z każdym nowym pracownikiem, kultura organizacyjna również ulega nieznacznym zmianom. Ten proces jest odwrotnością socjalizacji i nazywa się personalizacją. To, kim jest nowy pracownik, wpływa także na organizację. Personalizacja jest największa w przypadku osób zatrudnionych na wyższych stanowiskach menedżerskich

Większość organizacji dobrze radzi sobie z tymi podstawowymi zagadnieniami. Jedno badanie wykazało, że około 95% wszystkich amerykańskich firm oferuje pewną formę formalnego onboardingu.

Jednak samo formalne wprowadzenie nie wystarczy. Nowi pracownicy powinni integrować się z innymi pracownikami i poczuć się mile widziani i docenieni. Oznacza to, że powinni być zapraszani na wydarzenia towarzyskie i poznać ludzi, z którymi pracują.

Jednym ze sposobów na osiągnięcie tego celu jest podział ról w procesie wdrożenia na opiekuna/ trenera formalnego a mentora „rówieśniczego”, czyli tzw. buddiego. Rola trenera forlamnego polega na pomocy nowej osobie w „wejściu w rolę” tak szybko, jak to możliwe. Zazwyczaj odbywa się to poprzez planowane szkolenia praktyczne. W przeciwieństwie do tego, rola buddiego polega na sprawieniu, aby nowa osoba czuła się mile widziana w miejscu pracy przez bliższych i dalszych współpracowników.

Dlaczego wprowadzenie jest tak ważne?

Jakość onboardingu ma duże znaczenie. Jeśli szkolenie praktyczne jest wykonane w niewłaściwy sposób lub w sposób przypadkowy, po prostu zajmie więcej czasu, aby pracownik osiągnął pełną produktywność. To wiąże się z kosztami, czasem, a także może prowadzić do wzrostu liczby nadgodzin i zwiększonego stresu u przeciążonych współpracowników. Jeśli nieformalna socjalizacja jest wykonana w niewłaściwy sposób, to nowo zatrudniona osoba zaczyna sobie budować złe wrażenia na temat organizacji, w której pracuje. To zaś może prowadzić do wcześniejszych decyzji o poszukiwaniu innych możliwości.

Powszechnie wiadomo, że osoby najbardziej skłonne do rezygnacji to te, które zostały zatrudniene ostatnio. W kontekście kontroli zapasów istnieje zasada zwana „Ostatni na wejściu, pierwszy na wyjściu” (LIFO). Ta sama zasada dotyczy rotacji pracowników. Osoby najbardziej skłonne do rezygnacji to te, które zostały zatrudnione jako ostatni.

Dlaczego tak się dzieje? Proste. Po pierwsze, prawdopodobnie nadal mają swoje CV „w obiegu” wśród potencjalnych pracodawców z poprzedniego procesu poszukiwania pracy. Nie wszyscy pracodawcy kontaktują się z kandydatami do pracy w jednakowym czasie. Dlatego osoby, które zostały zatrudnione jako ostatnie, mają największe szanse otrzymania nowej ofert pracy. Po drugie, osoby ostatnio zatrudnione mają najmniej do stracenia opuszczając firmę, ponieważ mają najmniej zbudowanych relacji społecznych ze współpracownikami.

Aby zwiększyć retencję pracowników, ważne jest, aby sprawić, żeby czuli się mile widziani. Dotyczy to zwłaszcza wysoko utalentowanych osób, ponieważ są to najbardziej pożądani pracownicy i mogą mieć najmniej do stracenia, jeśli zostaną zatrudnieni jako ostatni.

Podział ról w onboardingu?

Dział HR powinien zapoznać pracowników z politykami organizacji, zasadami pracy, wynagrodzeniem, korzyściami i ogólnym schematem organizacyjnym.

Bezpośredni przełożony nowego pracownika powinien jasno określić odpowiedzialności służbowe i wymagania efektywnościowe/wydajnościowe.

Trener/opiekun powinien wyjaśnić codzienne wymagania pracy i nauczyć realizacji zadań czy procesów.

Buddy powinien zadbać o to, aby nowo zatrudniona osoba czuła się mile widziana, podejmując takie działania jak przedstawienie współpracowników i zapewnienie, że nowy pracownik zostaje zaproszony na wydarzenia towarzyskie (formalne, jak pikniki firmowe, lub nieformalne, jak piwo w piątek wieczorem).

Po wyjaśnieniu odpowiedzialności, zespół HR powinien upewnić się, że każda grupa wykonuje to, co powinna robić. Jednym ze sposobów zapewnienia tego jest przygotowanie szkoleń dla każdej grupy dotyczących tego, co powinny robić i jak mają to robić.