Odpowiadając na pytanie tytułowe, pierwsza praktyczna wskazówka brzmi – zacznij od siebie. Prowadzący spotkanie powinien być dobrym przykładem zachowań, których wymaga od uczestników. Jeśli zależy Ci na punktualności, sam zaczynaj spotkanie o czasie. Oczekujesz krótkich i konkretnych wypowiedzi, sam nie rozwlekaj swoich kwestii. W taki sposób prowadzący modeluje właściwe zachowania na spotkaniu.  Są dwa kluczowe momenty w prowadzeniu spotkań: początek i zakończenie.

Co należy zrobić na początku spotkania?

• Przywitaj uczestników doceniając na przykład ich punktualność.
• Przedstaw się (w sytuacji, kiedy nie znasz uczestników). Uczestnicy powinni także przedstawić się sobie nawzajem. To buduje bezpieczniejszą atmosferę spotkania.
• Powiedz, co powinno być rezultatem spotkania (nie oczekuj, że uczestnicy pamiętają, o czym pisałeś w zaproszeniu)
• Krótko przedstaw agendę
• Przedstaw zasady, które obowiązują w trakcie spotkania (czas, przerwy, wypowiedzi

Co należy zrobić na zakończenie spotkania?

Zwykle pod koniec spotkania, uczestnicy są już w „blokach startowych”, więc ważne, aby prowadzący sprawnie zakończył to wydarzenie. O co warto zadbać?

• Podsumuj kluczowe informacje, które wybrzmiały w trakcie spotkania
• Przedstaw kolejne kroki, które należy zrealizować
• Doprecyzuj swoje oczekiwania wobec uczestników
• Wyślij krótkiego maila z podsumowaniem wcześniejszych trzech punktów

Oczywiście prowadzący nie musi być „człowiekiem – orkiestrą”, który odpowiada za każdy szczegół spotkania. Już na początku spotkania, można podzielić się rolami, tak, aby ktoś inny odpowiadał za przygotowanie notatek, za przestrzeganie czasu, itp. Dobrym pomysłem jest także rotacyjne prowadzenie spotkania, czyli na przykład, każdy przedstawiciel zespołu będzie miał okazję przygotować i prowadzić spotkanie. To dobre doświadczenie, które uświadamia, że prowadzenie spotkania może być wyzwaniem i jednocześnie pozwala innym uczyć się tej wartościowej umiejętności.