O co warto zadbać przed spotkaniem?

Każdy z nas z pewnością brał udział w bardzo dobrze lub kiepsko prowadzonych spotkaniach. W wielu firmach liczy się czas, który pracownicy spędzają na spotkaniach. Oczywiście czas łatwo przeliczyć na pieniądze. Ile firmę kosztują nieefektywne spotkania?  Czy zatem należy zrezygnować ze spotkań?

Z pewnością, z niektórych, zdecydowanie tak. Z innych absolutnie nie, ponieważ spotkania to szansa na zebranie zespołu w jednym czasie i w jednym miejscu, aby rozwiązać problem, zaplanować kolejne kroki czy opracować wspólny harmonogram.

To także świetna okazja, aby budować lub podtrzymywać dobre relacje w zespole.  Szansą na zwiększenie efektywności mogą być następujące zasady, których powinien przestrzegać organizator/ka spotkania, przygotowując się do spotkania:

• Ustalenie rezultatu – zastanów się, co chcesz osiągnąć na tym spotkaniu? Jakie konkretnie rezultaty chcesz osiągnąć? Z jakiego efektu będziesz zadowolony?
• Przygotowanie agendy spotkania – określ czas i zagadnienia, które chcesz zrealizować, aby określić rezultat. Czasami warto także dodać metody, którymi będziesz prowadził spotkanie
• Oczekiwania wobec uczestników – określ zadania, która uczestnicy powinni zrealizować przed spotkaniem i jasno o tym napisz w zaproszeniu
• Miejsce spotkania – określ miejsce i czas spotkania i wyślij zaproszenia
• Określenie priorytetów – ważne, aby prowadzący miał świadomość, które punkty agendy spotkania są najważniejsze, a które będzie można pominąć (w wyjątkowych sytuacjach).